Archivos para 9 abril 2010

10 Recomendaciones para organizar un…

Está sin terminar… o, mejor dicho, no es un documento “definitivo”. Hay otras recomendaciones, otros posibles factores a tener en cuenta, mil cosas… Pero es un prontuario que, quizá, puede ser útil a la hora de organizar un…

1. Estas líneas pretenden facilitar la tarea de organización de un “evento”

Toma lo que te parezca útil y descarta lo demás. Son un guión, un esquema, unas sugerencias…

Una primera recomendación: planificar y organizar es bueno y útil, imprescindible diría yo, pero no seas rígido y no caigas en el error de planificar tanto, programar tanto, estructurar y ordenar tanto el evento, que no te dé tiempo a dedicarte a sacarlo adelante… A veces, lo mejor es enemigo de lo bueno.

2. Que alguien dirija… que alguien se haga cargo, como máximo responsable, del “asunto”

Independientemente de su posición/ocupación/condición en la red local. Se trata de “elegir” a una persona (y sólo una) que lidere el “evento”, en todos los sentidos, de principio, a fin.

Eso sí… si eres quien va a hacerse cargo de sacar el tema adelante, recuerda que no eres un “general con mando en plaza”. Ten en cuenta que aquí todos somos voluntarios…

3. Hay que tener un objetivo y hay que trazar un plan para alcanzarlo

Sin “gollerías” ni complicaciones (lee el punto 1), pero un plan.
En 5 ó 6 líneas… algo sencillo, pero que sirva de referencia. Lo fundamental es… el objetivo: ¿Qué pretendéis conseguir? ¿Recaudar fondos, reclutar voluntarios, alcanzar “notoriedad”, pasar un buen rato entre amigos?
En función del objetivo habrá que disponer de unos medios u otros, planificar unas actividades y recursos u otros, etc.

Eso sí, independientemente del objetivo, el plan pasa por determinar claramente qué, quién y cuándo y dónde va a hacer qué, para alcanzar ese objetivo que os habéis fijado.

No sé si te has fijado en que, en las líneas anteriores, se repite, una y otra vez, la palabra: objetivo.

4. Un equipo de trabajo. Con nombres y apellidos. Y encargos claros y concretos

Vale, hay un “responsable”, pero éste no puede hacerlo todo… no debe hacerlo todo. No saldrá bien…
Dependiendo de la envergadura y del objetivo del acto, hay que “reunir” un grupo de trabajo y fijar unas tareas u otras. No es lo mismo organizar una comida para recaudar fondos, que para dar a conocer una iniciativa, que para…

Si no eres la persona que se hace responsable del evento, y tienes disponibilidad para ayudar, ofrécete. Para una tarea concreta (o varias). Y, siendo tuya, esa parte de la organización, procura sacarla adelante colaborando en todo momento con el “organizador” y con los demás voluntarios. Y haciéndote plenamente responsable, de principio a fin, de la parcela de responsabilidad que has asumido. Al fin y al cabo es… toda tuya.

Sin ánimo de ser exhaustivo… ejemplo de encargos para organizar una comida que sirva para recaudar fondos:

  • Comunicación: Prensa, otras asociaciones, amigos y voluntarios…
  • Recaudación: Una lista de gente a la que llamar por teléfono… y alguien encargado de hacerlo para proponerles que asistan
  • Recaudación: Voluntarios, concretos, con huchas en la mano… y una sonrisa en la cara, claro
  • Entradas antes: Alguien debe encargarse de venderlas…
  • Entradas durante: Alguien debe estar en la puerta vendiendo los tiques
  • Relaciones Públicas: Si asiste “gente importante”, es bueno que alguien los atienda más personalmente
  • Materiales: Conseguirlos, llevarlos, repartirlos…

5. Cronograma. Fija plazos y tiempos

Para las tareas, para el desarrollo del acto…

Ya habéis decido qué y cómo (una comida, una fiesta, una…) para qué (objetivo) quiénes y con qué recursos (organizador, equipo y medios). Ahora toca… cuándo.

6. Documentos y materiales

Pues alguien tiene que “preparar” los materiales y, eventualmente, los documentos que haya que llevar…

¿Queremos donativos? Pues hacen falta huchas, pero también hacen falta o vendrán bien, folletos que expliquen quiénes somos y qué hacemos, cómo hacerse voluntario, impresos para que quien lo desee pueda hacerse socio… todo dependerá, claro, del tipo de evento.

7. Una última reunión para hacer una puesta en común… uno o dos días antes del evento

O, al menos, unas llamaditas de teléfono, sms o correos… Para quedar en hora, para asegurarnos, todos, de que todo está listo.

8. Plan B. Considera el desastre

Todo saldrá bien. Seguro. Pero ten un plan de contingencia (si es posible) o, al menos, asegúrate de atender muy bien a quien asista. Para que se lo pase(n) bien y, pese a que la cosa no haya salido brillante, le queden ganas de repetir…

9. Recopila…

… Todo lo que puedas. Contactos, referencias de voluntarios, experiencia para la próxima…

10. Gracias, gracias, gracias… son gratis. Y nunca sobran

Démonos todos, unos a otros, con fuertes abrazos, las gracias por el éxito alcanzado. O, al menos, por el esfuerzo y el cariño que hemos puesto para que saliera bien.

Y démosle las gracias, también y muy especialmente, a los que ayudan, a los que asisten, a los que donan, a los que se quedaron a recoger…  a la madre, al niño y al abuelo, al padre, que también cuenta, al que pasaba por allí… y sonrió. A los rubios, y a los morenos, a los amigos, a los menos amigos…

A todos. Muchas gracias.


Nos vemos
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