Está sin terminar… o, mejor dicho, no es un documento «definitivo». Hay otras recomendaciones, otros posibles factores a tener en cuenta, mil cosas… Pero es un prontuario que, quizá, puede ser útil a la hora de organizar un…
1. Estas líneas pretenden facilitar la tarea de organización de un “evento”…
Toma lo que te parezca útil y descarta lo demás. Son un guión, un esquema, unas sugerencias…
Una primera recomendación: planificar y organizar es bueno y útil, imprescindible diría yo, pero no seas rígido y no caigas en el error de planificar tanto, programar tanto, estructurar y ordenar tanto el evento, que no te dé tiempo a dedicarte a sacarlo adelante… A veces, lo mejor es enemigo de lo bueno.
2. Que alguien dirija… que alguien se haga cargo, como máximo responsable, del “asunto”
Independientemente de su posición/ocupación/condición en la red local. Se trata de “elegir” a una persona (y sólo una) que lidere el “evento”, en todos los sentidos, de principio, a fin.
Eso sí… si eres quien va a hacerse cargo de sacar el tema adelante, recuerda que no eres un “general con mando en plaza”. Ten en cuenta que aquí todos somos voluntarios…
3. Hay que tener un objetivo y hay que trazar un plan para alcanzarlo
Sin “gollerías” ni complicaciones (lee el punto 1), pero un plan.
En 5 ó 6 líneas… algo sencillo, pero que sirva de referencia. Lo fundamental es… el objetivo: ¿Qué pretendéis conseguir? ¿Recaudar fondos, reclutar voluntarios, alcanzar “notoriedad”, pasar un buen rato entre amigos?
En función del objetivo habrá que disponer de unos medios u otros, planificar unas actividades y recursos u otros, etc.
Eso sí, independientemente del objetivo, el plan pasa por determinar claramente qué, quién y cuándo y dónde va a hacer qué, para alcanzar ese objetivo que os habéis fijado.
No sé si te has fijado en que, en las líneas anteriores, se repite, una y otra vez, la palabra: objetivo.
4. Un equipo de trabajo. Con nombres y apellidos. Y encargos claros y concretos
Vale, hay un “responsable”, pero éste no puede hacerlo todo… no debe hacerlo todo. No saldrá bien…
Dependiendo de la envergadura y del objetivo del acto, hay que “reunir” un grupo de trabajo y fijar unas tareas u otras. No es lo mismo organizar una comida para recaudar fondos, que para dar a conocer una iniciativa, que para…
Si no eres la persona que se hace responsable del evento, y tienes disponibilidad para ayudar, ofrécete. Para una tarea concreta (o varias). Y, siendo tuya, esa parte de la organización, procura sacarla adelante colaborando en todo momento con el “organizador” y con los demás voluntarios. Y haciéndote plenamente responsable, de principio a fin, de la parcela de responsabilidad que has asumido. Al fin y al cabo es… toda tuya.
Sin ánimo de ser exhaustivo… ejemplo de encargos para organizar una comida que sirva para recaudar fondos:
- Comunicación: Prensa, otras asociaciones, amigos y voluntarios…
- Recaudación: Una lista de gente a la que llamar por teléfono… y alguien encargado de hacerlo para proponerles que asistan
- Recaudación: Voluntarios, concretos, con huchas en la mano… y una sonrisa en la cara, claro
- Entradas antes: Alguien debe encargarse de venderlas…
- Entradas durante: Alguien debe estar en la puerta vendiendo los tiques
- Relaciones Públicas: Si asiste “gente importante”, es bueno que alguien los atienda más personalmente
- Materiales: Conseguirlos, llevarlos, repartirlos…
5. Cronograma. Fija plazos y tiempos
Para las tareas, para el desarrollo del acto…
Ya habéis decido qué y cómo (una comida, una fiesta, una…) para qué (objetivo) quiénes y con qué recursos (organizador, equipo y medios). Ahora toca… cuándo.
6. Documentos y materiales
Pues alguien tiene que “preparar” los materiales y, eventualmente, los documentos que haya que llevar…
¿Queremos donativos? Pues hacen falta huchas, pero también hacen falta o vendrán bien, folletos que expliquen quiénes somos y qué hacemos, cómo hacerse voluntario, impresos para que quien lo desee pueda hacerse socio… todo dependerá, claro, del tipo de evento.
7. Una última reunión para hacer una puesta en común… uno o dos días antes del evento
O, al menos, unas llamaditas de teléfono, sms o correos… Para quedar en hora, para asegurarnos, todos, de que todo está listo.
8. Plan B. Considera el desastre…
Todo saldrá bien. Seguro. Pero ten un plan de contingencia (si es posible) o, al menos, asegúrate de atender muy bien a quien asista. Para que se lo pase(n) bien y, pese a que la cosa no haya salido brillante, le queden ganas de repetir…
9. Recopila…
… Todo lo que puedas. Contactos, referencias de voluntarios, experiencia para la próxima…
10. Gracias, gracias, gracias… son gratis. Y nunca sobran
Démonos todos, unos a otros, con fuertes abrazos, las gracias por el éxito alcanzado. O, al menos, por el esfuerzo y el cariño que hemos puesto para que saliera bien.
Y démosle las gracias, también y muy especialmente, a los que ayudan, a los que asisten, a los que donan, a los que se quedaron a recoger… a la madre, al niño y al abuelo, al padre, que también cuenta, al que pasaba por allí… y sonrió. A los rubios, y a los morenos, a los amigos, a los menos amigos…
A todos. Muchas gracias.
Nos vemos
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La imagen
«Hay consenso en que el aborto es un mal social que hay que evitar. Sin embargo, en los países en que se ha liberalizado el aborto, éstos han aumentado. En los Estados Unidos, en los primeros diez años, se triplicó, y la cifra se mantiene: la costumbre se instaló. Lo mismo sucedió en España. (...) Descubrimientos revolucionarios, como la fecundación in vitro y el ADN con la secuenciación del genoma humano, dejan en evidencia que desde el momento de la concepción hay allí una vida humana nueva, un nuevo ser. (...) El verdadero grado de civilización de una nación se mide por cómo se protege a los más necesitados.» 
Facetas - El blog de Pablo G. 
Muchas gracias, Pablo, por compartir yu know-how.
Un fuerte abrazo. ;-)
No sé a qué tipo de «objetivo» te refieres, si va en el camino de algo temático, o por el contrario se trata de crear un «partido politico» provisional, con un grupo de personas que se embarquen en el proyecto hasta que se forme uno estable, o aunque quede de forma permanente.
Si se trata de esto último, cuenta conmigo, y ya hablariamos por teléfono o en persona.
Me gustaria que lo aclarases, porque no sé que tienes en mente cuando escribiste este post.
Muchas gracias de antemano
No. Me refiero a algo temático. Me refiero al objetivo concreto para el que se organiza el «evento»: como digo en la entrada, el objetivo de ese posible acto (son recomendaciones generales) puede ser… recaudar fondos para una causa, conseguir que se unan más voluntarios, reclamar algo… Hablo «en genérico».
Ufff. Si se permiten ideas (yo me ofrezco para movilizarme por algunas de ellas), aqui pongo algo. Si no voy bien encaminada, pido disculpas.
– Crear un centro hospitalario exclusivamente para entender a personas que necesiten «cuidados paliativos», y donde se descarte de antemano cualquier idea de «eutanasia».
– Crear centros (podrian valer casas en alquiler), donde se atienda gratuitamente a mujeres embarazadas y con idea de abortar, hasta el término de su gestación, y donde además se le atienda personalmente a modo de tutoria, para conseguir que se quede con el bebé, y en su defecto, poder atender al niño hasta que éste sea acojido en un buen hogar.
– Formar grupos de personas preparadas y dispuestas, para dar la educación escolar correcta, algo así como homeschooling por pueblos y ciudades, pero en locales donde las madres que no puedan hacerlo, o para las que no saben, lleven a sus hijos, y que sean también las madres las que tomen la iniciativa, nos lo pidan y se involucren dentro de lo que cada cual pueda.
Son ideas que no sé si entran en tu propuesta.
Gracias unos muy prácticos consejos.
Genial! ayuda porque este domingo estamos en Zaragoza con un concierto por la vida y a ver que tal saaaaaaleeeeeeeeee
GRACIAS!!!
Me parecen estupendos las directrices que nos das para organizar eventos. Tomaremos nota, porque loo que tu expones aquí, está claro y conciso.
Un abrazo